Viajes corporativos post pandemia: de vuelta a la normalidad, pero sin gastar más (OPINIÓN)

Por: Rafael Vasquez | Regional Vice President, Value Services Coupa

Conforme transcurren los meses de pandemia y continúan las restricciones para viajar a distintos países, empresarios y colaboradores demuestran que es viable realizar, desde casa, gran parte de sus actividades, sin necesidad de transportarse. De hecho, algunas organizaciones consideran eliminar todos los traslados corporativos, salvo excepciones puntuales y muy bien justificadas, tanto como por estrategia de reducción de gastos como por la seguridad de sus colaboradores.

Sin embargo, hay ciertos roles y situaciones que necesitan interacción presencial, como los procesos comerciales. A propósito de ello, uno de los grandes problemas de los vendedores es hacer un pitch o un demo, sin saber si del otro lado del teléfono el prospecto está revisando su correo; o bien, sin la posibilidad de ver sus reacciones o su lenguaje corporal; y claro, sin una buena comida, después de la reunión, para cerrar el trato.

Por ello, estoy seguro, es que los viajes corporativos regresarán, al menos para algunos roles estratégicos; y, en estos tiempos en los que se requiere un estricto control de gastos, será clave que se realicen con la mejor tarifa aérea y de hospedaje disponible.

Este punto de vista está respaldado por las tendencias de 2022 en los traslados corporativos. De acuerdo con la Asociación Global de Viajes de Negocio (GBTA, por sus siglas en inglés) mientras que 75% de los gestores especializados prevén un mayor número de recorridos este año, en comparación con 2021, los directores financieros buscan ahorrar costos, llegando al nivel que estaban cuando era más fuerte la pandemia.

En respuesta a esta necesidad, las compañías especializadas en Business Spend Management (BSM) lanzan soluciones al mercado internacional, apoyadas en Inteligencia Artificial (IA) y perfiladas en ofrecer una optimización del gasto, para este tipo de traslados, en tiempo real y reduciendo el impacto del carbono. Todo para hacerlos más sencillos, inteligentes y sostenibles.

Gracias a estas tecnologías es posible, por ejemplo, contar con un motor de constante monitoreo de precios del vuelo o habitación reservada para cancelar y apartar de nuevo en el momento que encuentre una mejor tarifa; todo esto sin que el usuario se entere o mueva un solo dedo, generando ahorros importantes para la empresa.

Además, entre las principales características y beneficios de las nuevas soluciones de gestión de viajes están:

●    Itinerarios inteligentes: personalizados y adaptados para equilibrar las preferencias del viajero con la política y las prioridades de la empresa.

●    Entrenador de gastos: para fomentar los presupuestos inteligentes proporcionando a los empleados que gastan en artículos no relacionados con los viajes, una idea de cuánto dinero se ahorrarían si reservaran fuera de los contratos de la empresa.

●     Mensajes dinámicos: oportunos sobre  salud y seguridad a los viajeros, en función de su itinerario.

●     Ahorros integrados: para miles de aerolíneas, hoteles, proveedores de viajes compartidos y marcas de coches de alquiler.

●      Asistencia al viajero 24/7/365: otorgada por agentes de viaje para el apoyo a los clientes.

Es un hecho que las empresas tienen que cuidar el dinero, pero eso no significa que dejen de gastar. Por ello, deben hacerlo de forma inteligente. Así, el regreso exitoso de los viajes corporativos, después de la pandemia, estará condicionado a si existen políticas, procedimientos actualizados y soluciones tecnológicas, apoyadas en IA que los soporten, a través de flexibilidad, agilidad y escalabilidad. Y por supuesto, las empresas especializadas en brindar estas herramientas, estamos listas para afrontar y acelerar este proceso. 

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