Redacción / Inversión Turística
La gestión y reporte de gastos corporativos es una tarea que presenta varios desafíos para las empresas mexicanas, como la aplicación de reglas y políticas específicas que al no realizarse correctamente pueden resultar en multas y sanciones; tan sólo en enero y febrero del año pasado el gobierno recaudó, por concepto de penalizaciones, más de 7 millones de pesos, de acuerdo con datos oficiales de la administración federal.
Un control negativo de este tipo de gastos se traduce en pérdidas económicas. En el sector de viajes corporativos se estima que alrededor del 20% de gastos menores por traslados no se deduce, el equivalente entre el 5% y 6% de los gastos globales de la compañía, mencionó Jakub Roubal, director de incentivos, reconocimientos y gastos en Pluxee Fintech México.
Por otro lado, se estima que 3 de cada 10 colaboradores no documentan ni informan adecuadamente sus gastos para transporte, comidas o alojamiento. Otra problemática de esta documentación es que por lo menos el 30% presenta irregularidades por falta de control administrativo. Por su parte, el 90% de los colaboradores está de acuerdo con que la mejora y automatización de los sistemas de pago facilitaría el proceso en la comprobación de gastos empresariales, tanto para el colaborador como para la empresa.
Si bien hay soluciones simples y eficientes para atender este tipo de incidentes en el control de gastos, todavía existe un alto porcentaje que no se comprueba, lo que representa una gran área de oportunidad para las compañías mexicanas.
Hoy en día, con la reactivación de los viajes de negocio debido al nearshoring es posible encontrar una marcada tendencia en el aumento de gastos mal reportados por los colaboradores; sobre este apartado, los expertos de Pluxee Fintech, señalan cuáles son los principales:
1. Comidas y viáticos:
- Falta de detalle: los colaboradores no siempre especifican claramente el motivo de la comida o el viaje, dificultando la comprobación de su necesidad.
- Tickets incompletos: a menudo, los tickets no incluyen la fecha, el lugar, el importe total o la cantidad de personas que participaron.
- Gastos excesivos: algunos colaboradores pueden presentar gastos que parecen excesivos para el tipo de actividad realizada.
2. Kilometraje:
- Errores en el cálculo: los colaboradores pueden cometer errores al calcular la distancia recorrida o al usar tarifas incorrectas.
- Falta de comprobantes: no siempre se presentan tickets de peajes o gasolina para respaldar el kilometraje.
- Uso personal del vehículo: algunos colaboradores pueden usar el vehículo de la empresa para fines personales y cargar los gastos a la empresa.
3. Materiales y suministros:
- Falta de autorización: en ocasiones, los colaboradores compran materiales sin la autorización previa del departamento correspondiente.
- Descripción imprecisa: no siempre se describe claramente el tipo de material o suministro adquirido.
- Precios inflados: algunos colaboradores pueden presentar facturas con precios inflados o falsos.
4. Otros gastos:
- Gastos sin relación con el trabajo: algunos colaboradores pueden intentar cargar a la empresa gastos que no tienen relación con su trabajo, como regalos, servicios personales y accesos a espectáculos o de entretenimiento como conciertos o museos
- Falta de documentación: en general, cualquier gasto que no esté acompañado de la documentación adecuada (facturas, tickets, recibos, etc.) es susceptible de ser mal reportado.
Las empresas pueden reducir significativamente el problema de los gastos mal reportados y mejorar la gestión de sus recursos financieros con el apoyo de las Fintech, que a través de procesos sencillos y diferentes plataformas permiten unificar tanto el proceso de gasto, como reporte y la comprobación.